正文排版影响阅读效率。分段是首要步：一段一事，段间留空，长文也不显压迫。大段不分行的文字，在屏幕上容易让人失去读下去的耐心。分段等于给读者喘气处，也帮对方抓住每段的中心。

要点可用列表呈现。需要对方逐项确认的内容，编号或项目符号比裹在段落里更清晰，也便于回信时逐条对应。但列表不宜过长，否则失去提炼意义，变成另一种冗长。三到七条是较舒服的区间，多了考虑拆信或附文档。

称呼与落款完整。开头写清对象，结尾留署名与必要联系方式，是基本礼节，也避免对方回信时不知该对谁说。内部往来可简化，对外仍建议规范。落款里的职位与渠道，能让对方少一步查找，沟通成本悄然下降。

字体与颜色保持克制。花哨样式在不同客户端渲染不一，可能变乱。正文用常规字号与单色，重点处用加粗而非变色，兼容性更好也更显稳重。炫在邮件里常适得其反，朴素排版反显专业，这点对外信尤甚。

附件在正文中提及。若附了文件，正文里点明名称与用途，对方不必猜。多处附件时，按顺序说明，减少来回确认的成本。附件与正文呼应，对方处理时才顺畅，否则附了等于没说，还得回头问你是什么。

留出可扫读的节奏。长信开头给结论，再展开依据， 忙碌的读者能先取重点。倒金字塔结构在商务信里很受用：先答“怎样”，再讲“为何”。对方若只需结论，扫首段即可；想深究，下文俱在，各取所需。

延伸建议：正文分段、要点用列表、长信倒金字塔。对方能先取结论，想深究再读下文，各取所需，阅读效率明显提升。对外信保持单色与常规字号，重点用加粗而非变色，兼容性与专业感都更好，也少被过滤器误判，排版不乱显稳重。发前用手机预览一遍，确认在窄屏也不错位，体验才不翻车。排版克制读着舒服，花哨排版常在不同客户端走样，朴实反而更稳，对方读得顺才愿回，形式服务于内容而非抢戏。

把“邮件正文的排版规范”里的要点落到日常使用习惯上，平时多一分规划与核对，邮箱使用会更顺手也更稳，也少为各类突发状况耗费精力去补救。把这些做法当成固定节奏坚持下来，长期看是划算的投入，账号健康与沟通效率都能稳稳守住，遇到异常也能从容处置，不必在慌乱中临时抱佛脚到处找办法。